Método Kaizen como filosofía de mejora continua de Japón

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Método Kaizen como filosofía de mejora continua de Japón

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Descripción gráfica de la filosofía Lean Kaizen

¿Qué es Kaizen?

Kaizen es un término japonés que significa MEJORA CONTINUA (Ky: Cambio, Zen: bueno, continuo, virtuoso) y forma parte del ADN del Lean Management procedente del TPS (Toyota Production System) de Toyota que se popularizó tanto desde la década de 1990 en adelante.

Kaizen TPS House
HOUSE OF TPS (TOYOTA PRODUCTION SYSTEM)

La idea fundamental implica un cambio continuo mediante pequeños avances y típicamente con una baja inversión, con ello se consiguen niveles de mejora significativos. La base del Kaizen es la participación de todo el personal desde operarios, mandos intermedios a directivos y la estandarización de los procesos

Orígenes

El término alcanza una alta popularidad en occidente desde que en 1986 lo crea Maasaki Imai en su libro “KAIZEN: La clave de la ventaja competitiva japonesa» (McGraw-Hill), junto con el auge del Lean Manufacturing que desde la década de 1960 viene introduciéndose en occidente.

Libro Kaizen: la clave de la ventaja competitiva japonesa
Libro Kaizen: la clave de la ventaja competitiva japonesa

La filosofía de la mejora continua

La filosofía Kaizen va más allá de una metodología para aplicar la mejora continua, es cultural y los japoneses lo tienen incorporado así, se trata de un estilo de vida en el que todo nuestro entorno laboral, personal, social, familiar etc. debe estar contantemente mejorado.

Para explicar esto, Imai describe las 16 prácticas japonesas que definen un concepto gráfico del «Paraguas del Kaizen»:

Kaizen 16 prácticas de gestión (Adaptación libro Maasaki Imai, "Kaizen, La Clave De La Ventaja Competitiva Japones")
Kaizen 16 prácticas de gestión. 1

La calidad de un producto o servicio comienza con el cliente. Sus exigencias van cambiando y los estándares exigidos también, así una empresa debe estar en constante escucha y mejora continua de sus procesos.

Todos los niveles de la organización deben estar involucrados en tareas de creación, mejora y mantenimiento del estándar.

En cuanto a las tareas de mantenimiento, Dirección diseña las tareas para que todas las personas de la organización puedan seguir las SOP (traducido del inglés, Standard Operating Procedure: Procedimientos estándar de operación).

Kaizen responsabilidades
Kaizen responsabilidades organizativas1

Si las personas deben seguir el estándar, pero no lo hacen, entonces Dirección debe introducir disciplina. Si las personas que siguen el estándar no saben cómo, entonces Dirección debe introducir formación o revisión y mejora del estándar.

Ciclo de innovación entendido en occidente vs Japón

La visión de innovación clásica de occidente prefiere la innovación en base a grandes mejoras que se suceden en el tiempo con esfuerzo e inversiones. Sin embargo, en Japón conciben la innovación con ciclos de mejora y ciclos de estabilización en base a pequeños incrementos de mejora en el tiempo.

Kaizen ciclo de innovación según visión occidente
Kaizen ciclo de innovación según visión occidente1
Kaizen ciclo de innovación según visión occidente
Kaizen ciclo de innovación real según prisma de occidente1
Kaizen ciclo de innovación - Japón
Kaizen ciclo de innovación según visión Japón1

Los 10 principios del Kaizen

  1. Abandonar las ideas fijas, cuestionar el estado actual de las cosas
  2. Pensar en cómo hacerlo, no estancarse en por qué no se puede hacer
  3. No buscar excusas. Ser proactivo. Realizar inmediatamente las buenas propuestas de mejora
  4. No esperar a la perfección, perseguir la mejora del 50% desde ya
  5. Corregir un error inmediatamente in situ
  6. Probar, validar y crear estándares prevenir problemas
  7. Encontrar ideas en la adversidad, ante las dificultades
  8. Buscar la causa real, respetar los 5 “por qué” y después buscar la solución
  9. Tener en cuenta las ideas de 10 personas antes que la sabiduría de una sola
  10. La mejora es infinita
10 principios del kaizen
Descripción de los 10 principios del kaizen1

Tipos de Kaizen

Muchas organizaciones distinguen diferentes tipos de Kaizen según la naturaleza del trabajo a desarrollar:

  1. Gemba Kaizen: medir, analizar e implantar las acciones a pie de máquina, en el lugar donde ocurren las cosas, cuando el problema y las características de su análisis lo requiera.
  2. Kaikaku Kaizen: análisis y mejora de un proceso enfocado a cambios significativos y que requiere de un proceso estructurado.
  3. Teian Kaizen: sistema de mejora de procesos mediante sugerencias de los empleados.
Tipos de Kaizen
Tipos de Kaizen

Eventos Kaizen

Los eventos Kaizen llenan el espacio entre las pequeñas mejoras locales y las grandes iniciativas de mejora, los grandes proyectos. Participan personas multinivel (desde operarios a directivos) y crosfuncionales (de diferentes departamentos o funciones organizativas).

Los eventos se diseñan para que duren un corto periodo de tiempo, normalmente entre 3-5 días, aunque pueden coexistir mini eventos de 1-3 días, la finalidad de éste es enseñar y entrenar en la disciplina de la medición, análisis y diseño de la solución futura. Para una implantación efectiva, se suele diseñar de un evento de 5 días se puede estructurar de la siguiente forma:

  • Día 1: Introducción y presentación del evento, formación básica en Lean
  • Día 2:  Observar el área donde sucede el problema y tomar medidas
  • Día 3: Análisis y generación de ideas, diseño del plan de acciones
  • Día 4: Presentación e implantación
  • Día 5: Revisión y ajuste

Los eventos requieren de un diseño y preparación de los mismos, ya que están pensados para la resolución de problemas de forma participativa por varios miembros de la organización en la que se definen reuniones de trabajo en equipo en las que el objetivo es analizar e identificar un problema en concreto y tratar de darle solución.

Ejemplos pueden ser establecer un sistema de medida, diseñar un panel, analizar la preparación de una línea para reducir tiempos, puesta a cero de una máquina para reducir averías, etc.

Implantación de un evento kaizen
7 etapas de implantación de un evento kaizen

Recomendación de libros relacionados con el kaizen y la mejora continua

Referencias

1Adaptado del libro “KAIZEN: La clave de la ventaja competitiva japonesa» (McGraw-Hill) de Maasaki Imai

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