Introducción
La estandarización de procesos en una empresa, junto con las 5S y SMED y otras técnicas, forma parte de las bases del TPS (Toyota Production System) que dan estabilidad al funcionamiento del Lean y sobre los que se fundamenta el resto de herramientas de desarrollo del Lean.
La estandarización en el sistema TPS, probablemente se ha convertido el punto de partida y condición para el éxito de su sistema.
Del padre del TPS, Taichi Ohno se citan dos frases:
“No puede haber mejora sin estándar”
“Un estándar se crea para mejorarlo”
Taiichi Ohno
Definición de estándar
Puede haber confusión sobre terminología similar como trabajo estándar, procedimiento estándar, estandarización, trabajo estandarizado, etc… en definitiva un estándar es la forma deseada de hacer las cosas.
El estándar está muy ligado al KAIZEN o mejora continua del Lean (y TPS – Toyota Production System) bajo la premisa de que cualquier iniciativa de mejora continua puede realizarse si, y solo si, se dispone de una situación inicial bien definida mediante su descripción en un estándar (trabajo estandarizado lean).
Un estándar se crea no solo para describir una situación actual de cómo se realizan las cosas, sino para ser constantemente mejorado. La estandarización persigue procesos robustos, repetibles, alcanzables y capaces.
Un estándar no necesariamente requiere describir cada una de las etapas, sino las etapas más críticas como pueden ser el tiempo de ciclo, la secuencia de operaciones o la puesta a punto de la máquina.
El estándar es el manual de trabajo que utiliza el para orientar al trabajador a cómo debe hacer las cosas, para indicar que todo el mundo trabaja acorde a unos estándares establecidos sobre la mejor forma de hacer las cosas a nivel de seguridad, calidad, productividad, coste, medioambiente etc.
Hoja de Trabajo Estándar o SOP (Standard Operating Procedure)
Cada estación de trabajo debe desarrollar sus estándares para cada máquina, trabajador y proceso. El procedimiento KAIZEN aplicará cuando el estándar requiera de aplicación de mejora continua.
A nivel formal en operaciones, cuando se describe un trabajo se habla de SOP (Standard Operating Procedure) o Hoja de Trabajo Estándar donde se realiza una descripción de trabajo de las 5W+1H (what, when, why, where, who, how).
En la filosofía Lean de Toyota, Taichi Ohno creía que la única manera de trasladar la información de cómo se debían hacer las cosas a los trabajadores era mediante instrucciones de trabajo. Instrucciones de trabajo diseñadas no de Dirección hacia abajo, sino de abajo hacia arriba. Las SOP son una herramienta del trabajador, para que la utilice en el día a día, no solo un documento que acaba en el archivo y se muestra solo en las auditorías.
Las SOP permiten a los equipos de trabajo tomar el control de sus propias prácticas de trabajo.
Proporciona una herramienta de formación con un valor incalculable para nuevas incorporaciones.
Deben ser colocadas en el puesto de trabajo, al alcance visual de las personas para que pueda ser consultada en cualquier momento.
Beneficios de la estandarización
La estandarización debe ayudar a conseguir los objetivos de:
- Calidad: ¿qué requisitos de producto de mínimos es necesario?
- Productividad: ¿la tarea con qué personas y recursos cuenta desde la fase de planificación?
- Servicio: ¿Cuál es el lead time que debe liberarse el producto?
- Seguridad: ¿las condiciones de trabajo son seguras y adecuadas?
Características del estándar
- Significa autorización y responsabilidad individual
- Transmisión de conocimiento y experiencia entre individuos y equipos
- Acumulación de experiencia y aprendizaje a la organización
- Transmisión de conocimiento de un taller a otro
- Disciplina
- No son documentos estáticos, están actualizados constantemente.
- No son un papel enterrado en alguna mesa.
- No son un archivo creado solo por el Supervisor o los Ingenieros.
- Las Operaciones Estándar definen la responsabilidad directa del trabajador. Proporcionan la base para la identificación / eliminación del despilfarro, y es por lo tanto, un componente clave de la mejora continua – KAIZEN.
- Aseguran que el proceso se realiza siempre de la misma manera y por todos y cada uno de los trabajadores. De este modo, se elimina o reduce la variabilidad del proceso en cuanto a Seguridad, Calidad y Tiempo.
- Simplifica enormemente la Resolución de problemas: si siempre lo hacemos mal, siempre lo haremos igual de mal hasta que se mejore mediante Kaizen.
Estandarización y ciclo PDCA
Cuando el personal o alguien de la organización encuentra un problema en el puesto de trabajo, éste se analiza, se identifican las causas y se proponen soluciones.
Definición de ciclo PDCA (Plan Do Check Act, o PHRA en español, Planificar Hacer Revisar Actuar).
Cuando en el ciclo PDCA se ejecuta la solución propuesta se revisa su efectividad. Si esta solución mejora al procedimiento anterior en sus variables de coste, seguridad, tiempo de ejecución, calidad etc se adopta como nuevo estándar.
Este estándar verificado, posteriormente puede escalarse a otras áreas de la Planta, otras secciones etc.
Prerrequisitos para Estandarizar
El estándar es la base del Kaizen, y a su vez existen unos prerrequisitos para diseñar unos estándares repetibles, fiables y que sirvan de base para la mejora continua.
Estos prerrequisitos requiere que se consoliden en la fase de estabilidad del Lean:
- El trabajo debe ser repetible. No se puede estandarizar si en la operación se debe describir del estilo, por ejemplo, si ocurre A, entonces hay que hacer B, etc… solo si son unas pocas excepciones, reglas es posible.
- El equipo y la línea, o célula deben ser fiables, existe una alta eficiencia de máquina (OEE), los paros por avería son mínimos, los cambios de formato son similares en tiempo y tareas etc.
- Los problemas de calidad son mínimos y su defectivo debe ser robusto en el tiempo, poco variable o con una variabilidad controlada.
Ejemplos de Estandarización en una Empresa
Existen básicamente 3 tipos de estándar para la descripción del trabajo estándar:
- Gráfico de trabajo estándar: descripción gráfica del proceso
- Hoja de combinación de trabajo estándar: descripción temporal del proceso
- Hola de metodología del trabajo estándar: es el manual del operario
Gráfico de Trabajo Estándar
Documento donde se describen de forma gráfica el layout real y la secuencia de las operaciones de transformación de producto (o servicio), se incluyen inventario en curso, puntos de seguridad, operaciones de transporte entre operaciones e inspecciones de calidad.
El objetivo de este documento es observar las tareas de no valor añadido en un simple vistazo para poder identificar acciones de mejora a futuro y poder aplicar Kaizen.
| estandarizar procesos ejemplos |
Hoja de Combinación de Trabajo Estándar
Documento donde se describen de forma secuencial las operaciones de transformación de producto incluyendo sus tiempos de proceso, diferenciando entre tiempo manual, tiempo automático y tiempo de transporte.
Es muy importante cualquier identificar tiempos donde el operario se encuentre ocioso, esperando o caminando, recordemos que en Toyota el operario era considerado más importante que la máquina, la máquina sirve a la persona y no al revés.
Hola de Metodología del Trabajo Estándar
Hoja que debe servir para explicar a cualquier operario, en su lenguaje y de forma gráfica la descripción de los trabajos a realizar, su secuencia, sus puntos críticos de seguridad, calidad, de productividad, mantenimiento, limpieza etc.
